Was passiert mit der IT eines Hotels, wenn aus 126 Zimmern plötzlich ein globaler Hochsicherheitsstandort wird? Für das Grandhotel Belvédère in Davos bedeutete das World Economic Forum weit mehr als erhöhte Auslastung. Aus einem luxuriösen 5-Sterne-Haus mit 126 Zimmern, 80 Mitarbeitenden und fünf Veranstaltungsräumen wurde innerhalb weniger Monate ein hochkomplexer, internationaler Event-Standort mit völlig neuen Anforderungen – organisatorisch, strukturell und vor allem technologisch.

Im WEF-Betrieb sprechen wir von:

• 103 belegten Zimmern
• rund 200 Mitarbeitenden
• 13 Locations
• zwei zusätzlichen Temporärbauten mit 1.900 m²
• 60 Offices internationaler Organisationen

Und mittendrin: eine IT-Infrastruktur, die dieser Transformation standhalten musste.

Das Haus war erst zwei Jahre zuvor übernommen worden, die IT wurde im Vorjahr noch zu großen Teilen vom Altbetreiber geführt. Unsere Aufgabe bestand in der vollständigen Übernahme, dem strukturellen Neuaufbau und der nachhaltigen Stabilisierung der gesamten IT-Landschaft.

• Neue Netzwerkarchitektur
• Austausch und Neuinstallation von Switches und Access Points
• Aufbau einer neuen Firewall-Struktur
• Integration und Stabilisierung der Kassensysteme
• Modernisierung der Gesamtinfrastruktur

Der erste Schritt war eine Ist-Analyse: Welche Strukturen sind vorhanden? Wo bestehen Risiken? Welche Standards müssen erreicht werden, um ein Event dieser Dimension sicher und stabil abzubilden? Auf dieser Basis entwickelten wir eine Budgetplanung, eine Ressourcenstruktur und ein Umsetzungskonzept.

Zusammengefasst: Sechs Monate Umbau. Elf Monate Gesamtvorbereitung. Und das alles im laufenden Hotelbetrieb.

Beim World Economic Forum ist IT keine unterstützende Funktion – sie ist geschäftskritische Infrastruktur.

Internationale Unternehmen, politische Delegationen und Medienvertreter bringen eigene technische Anforderungen mit. Für rund 60 Offices wurden individuelle Netzwerke eingerichtet:

• Eigene SSIDs
• Eigene Passwörter
• Individuell definierte Bandbreiten
• Unterschiedliche Sicherheitsanforderungen

Parallel wurde die Infrastruktur auf die temporären Anbauten erweitert. Neue Netzwerksegmente wurden integriert, voneinander getrennt und permanent überwacht. Das Hotel befand sich in einer „dunkelroten Zone“ mit permanenten Sicherheitskontrollen, Militär an der Einfahrt und internationalen Überprüfungen im Vorfeld. Unser Team stellte ein 24/7-Monitoring und durchgängigen Support sicher. Konfigurationswünsche wurden teilweise in Echtzeit umgesetzt.

Ergebnis während des gesamten WEF: Keine Netzwerkprobleme – Keine Ausfälle – Keine sicherheitsrelevanten Vorfälle

Über Monate hinweg verantwortete unser Team die komplette IT-Übernahme und den Neuaufbau im Grandhotel Belvédère – parallel zum laufenden Hotelbetrieb. Die intensive Projektphase dauerte sechs Monate. Die finale Einrichtung erfolgte in den letzten zwei Wochen vor Beginn des WEF – geprägt von langen, intensiven Arbeitstagen, um alles termingerecht fertigzustellen.

Während des WEF waren Timo Richter (Koordination vor Ort), Stephan Dahms, Christian Schramek und Maximilian Sprado im Einsatz. Neben Monitoring, Konfiguration sowie permanenter Performance- und Sicherheitskontrolle unterstützte das Team auch organisatorisch – in enger Abstimmung mit Security, Catering und weiteren Gewerken im Haus.

Fazit

Ein Projekt dieser Dimension funktioniert nur, wenn Analyse, Planung, Technik und Organisation ineinandergreifen – und wenn Menschen Verantwortung übernehmen und auch unter Druck strukturiert arbeiten.
Das World Economic Forum in Davos hat gezeigt, was möglich ist, wenn IT strategisch geplant und konsequent umgesetzt wird.